회의 진행순서

회의의 진행
 
순서
(1) 개회 선언 (의장)
1) 정족수 확인：개회시간이 되면 서기나 총무는 참석회원 수를 확인하여 의장에게 보고 해야 한다.
2) 개회 선언：의장은 서기 또는 총무로부터 참석회원 수가 의사 정족수에 이르렀다는 보고를 받으면, "지금으로부터 제○차 ○○회의를 개회하겠습니다."라고 개회를 선언한다.
•정족수 미달시 의장은 유회를 선언하며, 이 때 다음 회의의 일시와 장소가 정해져 있지 않으면 정족수 미달에 관계없이 이를 정할 수 있다.
•어 있지 않을 경우에는 개회 선언을 한 사람이 주재하여 임시 의장을 선출하며, 임시 의장은 곧 정식 의장과 회의 관계자를 선출하여야 한다.

(2) 국민 의례
1) 의식 순서는 국기에 대한 경례, 맹세문 낭독, 애국가 제창, 필요에 따라 묵념 순으로 진행한다.
2) 의식의 진행은 사회자가 담당할 수도 있다.
(3) 의장 인사
1) 의장의 인사말은 되도록 짧게 하고, 말하는 내용은 어느 쪽에도 기울지 않고 모두가 옳다고 여길 수 있는 것이어야 한다.
2) 의장은 지난 회의 이후 긴급한 문제가 생겨서 의장 독단으로 처리한 일이 있으면, 그에 대하여 보고하고, 회의에서 승인을 받아야 한다.

(4) 전 회의록 낭독(총무) 및 승인
1) 전 회의록을 서기가 낭독한 후 의장은 회원을 향하여, "지금 낭독한 전 회의 회의록에 빠진 것이나 정정할 점이 있습니까?"하고 물어야 한다.
2) 이의가 없을 경우 의장은 "이의가 없으므로 회의록은 승인되었습니다" 하고 선포한다.
3) 틀린 곳이나 빠진 것이 있을 경우, 회원은 그것을 고칠 것을 요청하고, 의장은 고친 후 회의록 승인을 선포한다.
4) 승인된 회의록에는 의장과 서기 또는 총무가 서명한다.

5) 회의록을 승인하는 시기는 다음 회의의 의장 인사 직후에 하는 것이 일반적이나 다음과 같은 경우도 있다.
    ① 다음 회의로 미루지 않고 회의가 끝날 무렵에 하는 경우원회에 승인권을 일임하는 경우의록 사본을 배부하여 회원들의 이의 유무를 확인하는 경우 (5) 보고 사항
1) 회무 보고
① 전 회의와 이번 회의 사이에 접수된 모든 서류나 통신 등 회원에게  알릴 필요가 있거나 승인 받아야 할 일이 있을 때, 이를 보고하면서 처리해 나간다.
② 회무 보고는 총무가 한다.
2) 회계 보고
① 재정에 관한 보고이며, 재정 보고서는 회의의 승인을 받아서 보관해 두거나 감사에게 회부한다.
② 재정 보고는 회계가 한다.
3) 위원회 보고
① 각 위원회의 위원장은 위원회에 위임되어 처리된 사항이나 위원회에서 의결된 사항을 보고한다.
② 위원장은 의안이 가결될 때, 반대했던 소수 의견도 같이 보고한다.
③ 위원장은 보고 내용에서 자신의 개인적인 의견을 곁들여 말해서는 안된다.
(6) 의안 보고 및 채택
회의에서 처리할 의안을 보고하거나 새 의안을 채택하는 순서이다. 의사 일정은, 의장이 각 부장으로 조직된 임원회를 본 회의 전에 소집하고 의안을 정하여 의사 일정을 미리 작성하는 것이 좋다.
첫째 번 의안과 둘째 번 의안의 순서를 바꾸어 처리하자는 '의사 일정 변경' 동의를 제출할 수 있으며, 이때 재청이 있으면 의장은 토론 없이 표결에 붙이고, 가결되면 의안 심의 순서를 바꾸어야 하고, 부결되면 본래의 의사 일정에 따라 심의하여야 한다.
(7) 의안 심의
1.의장이 의안을 상정한다.
2.제안 설명을 한다.
3.질의 응답을 한다.
4.찬반 토론을 한다.
5.표결에 붙인다.
6.표결 결과룰 발표한다.
(8) 폐 회결과를 발표한다.
2.의사일정이 모두 끝났을 때나, 예정되었던 폐회시간이 되면 회원들로부터 회의시간을 연장하자는 동의가 없는 한 폐회를 선포할 수 있다.
3.회원이 폐회 동의를 제출하여 폐회하는 형식을 받는 것이 보통이다.
 2. 의장이 알아두어야 할 일
(1) 의장의 책임
의장은 회의의 대표자로서의 권위를 갖추어야 하며, 회의를 성공적으로 진행시켜야 하는 책임이 있다.회의규칙이 잘 지켜지도록 하면서도 의사처리를 신속하고 원만하게 진행하기 위하여 다음 사항에 유의하여야 한다.
•모든 의안은 정당한 절차를 밟아서 되도록 신속하게 처리한다.
•모든 회의 규칙과 아울러 필요한 예절을 지킨다.
•일반적인 회의 규칙이나 그 회의에서 마련한 여러 규칙에 대하여 잘 알아야 하며, 필요할 때에는 언제나 참고할 수 있는 참고 자료를 준비하여 둔다.
•회의 도중에는 회원들이 아무리 흥분하더라도 냉정한 태도로 이를 진정시킨다.
•부드럽고 여유 있게 회의를 진행시키면서 소심한 회원들에게는 용기를 주고, 지나치게 발언이 많은 회원은 이를 적절히 억제한다.
(2) 의장의 태도
의장은 모든 회원들의 존경과 신임을 받을 수 있는 높은 인격과 부드러운 태도를 갖는다.있는 태도는 다음의 여러 가지 면에서 나타난다.
•성실하게 직무를 수행하는 모범을 보인다.
•겸양심을 가지고 회원들의 인격을 존중한다.
•인내심을 가지고 회의를 온화하게 진행한다.
•공정성을 가지고 모든 회원들의 신임을 받도록 한다.
(3) 의장의 임무
1.개회 선언 : 정족수 확인 후 개회 선언 (의장의 자세 : 기립 상태, 앉은 상태)
2.발언권자 지명 : 발언하고자 하는 구성원은 의장으로부터 발언 허가를 받아 발언한다. 이 동시에 발언을 요구하였을 경우에는 다음과 같은 우선 순위에 따라 발언권을 준다.
•상정된 의안 제출자가 아직 발언하지 않았을 경우 그 제안자
•한 번도 발언하지 않은 회원
•토론 시 바로 전에 발언한 내용과 반대 의견을 갖은 듯 한 회원
•의안에 대한 반대 토론자

3.의장의 발언
•의장은 불편 부당해야 하기 때문에 동의를 제안하거나 토론에 참가할 수 없다.
•부득이한 경우에는 임시 의장에게 사회권을 넘기고 평의원의 자격으로 사회자의 허가를 얻어 발언해야 하며, 이 경우 우선적으로 발언권이 부여되나, 그 의제가 완전히 처리되기까지는 다시 사회를 할 수 없다.

4.그 이외의 임무
•발언 질서 유지 : 회원들의 발언이 질서 있게 이루어지도록 해야 한다.
•발언 내용의 조정 : 발언자의 발언내용이 너무 길 경우는 적당한 때에 “예 잘 알겠습니다. 발언내용은 이러이러하지요?” 하는 식으로 내용을 요약해 준다. -발언내용이 복잡하여 잘 알 수 없을 경우도, “지금 말씀하신 내용이 이러이러하지요?” 라고 확인하여 준다.    
•제청 유무 확인 : 회원의 동의 이후 재청이 없는 지를 확인하여 제안자를  대접한다.  
•발언 권유 : 발언하지 않고 잠자코 있는 회원에게는 “○○○회원 좋은 의견 있으면 말씀해 주실까요?”라고  발언할 것을  부드럽게 권하는 것이 좋다.
•갖가지 선언 : 의장은 개회, 폐회, 의안 상정, 표결선언, 표결결과 발표 등을 할 때는 큰소리로  말을 한다.
•이의 유무 확인 방법 이용
(4) 의장의 직권한 제안의 거부 중지(5) 회의 진행 방해자의 퇴장 조치또는 폐회 선언(7) 회의록 서명(8) 의사 정족수의 관리

3. 동의(動議)의 처리 과정
(1) 동의(動議)의 의미
동의란 회원이 어떤 의견을 일정한 형식을 갖추어 제안하는 것으로서, 회의가 어떤 의사를 표명하도록 한다던가, 어떤 조치를 취하도록 하자고 회의에 공식적으로 의견을 제출하는 것이다. 동의는 반드시 '무엇을 어떻게 하자'는 식으로 구체적인 실행 내용이 있어야 한다.
(2) 동의의 종류 : 1) 원 동의   2) 보조 동의 (수정 동의, 개회, 재개회)   3) 임시 동의   4) 우선 동의(3) 동의 처리의 우선 순위
동의는 원동의와 이를 처리하는 과정에서 제출되는 부동의로 구분된다. 여러 부동의들이 한꺼번에 제기되면 심의의 질서를 잃기 쉬우므로, 일정한 형식과 절차에 따라 제출된 부동의를 하나씩 처리해야 한다.
(4) 동의의 성립 (의안에 대한 제청)
동의는 원칙적으로 재청이 있어야 한다. 이것은 동의의 난립을 방지하기 위한 것이다. 일반적으로 재청할 때는 발언권이 필요 없으며, 일어서서 말하지 않아도 된다.
(5) 동의의 상정 (부의)
(6) 제안 설명 (제안자가 설명)
(7) 질의 (의장에게 질의 제안자가 응답)
(8) 토론
(9) 표결

4. 회의록의 작성
(1) 회의록 작성의 필요성
회의록은 회의가 시작되어 끝날 때까지 회의에서 처리한 모든 사항을 여러 회원들에 게 말리고, 기록으로 남겨 두기 위해서 작성한다. 회의가 모두 끝나면 시기, 또는 회의 진행을 보좌한 사람은 회의 결과를 자세하게 기록하여 의장에게 보고하고 모든 회원들에게 이를 알려준다.
(2) 회의 내용은 자세하고 명료해야 하며 보통 다음과 같은 사항을 기록한다.
① 단체의 이름과 회의의 종류 와 장소석한 회원의 범위와 수과 폐회 시각제안 설명 내용질문 내용 및 답변자와 답변 내용 자와 토론 내용건과 그 내용 한 결과원 및 서기의 서명 한 사항
회의 예절회의예절
1. 회의진행의 일반 절차
(1) 동의(動議), 개의(改議), 재개의(再改議)등의 의견 성립은 일반적으로 재청이 있어야 한다.
(2) 개의가 없으면 동의로 결정되는 셈이고 개의가 있으면 다시 재개의의 여부를 묻고 없으면 동의와 개의만 성립시킨다.
(3) 또 더 이상의 재개의가 있으면 모두 다 의견으로 성립시킨다.
(4) 성립된 모든 의견에 관해서 질의를 하고, 각 의견의 타당성을 의견 발의자가 설명한다.
(5) 이와 같이 토의가 충분히 있은 후에 각 의견에 찬동하는 사람의 수를 묻는다.
(6) 이 때 대체적으로 제일 뒤에 성립된 안, 즉 재개의, 개의, 동의 순으로 묻고, 별 다른 규정이 없으면 최다수 찬동을 얻은  안이 채택된다.
(7) 의장은 진행상의 결함, 혹은 이의를 묻고, 없으면 채택된 안을 선포한다.
2. 사회자의 예절
(1) 발언권은 여러 사람에게 골고루 주어야 한다.
(2) 남의 의견을 사회자의 주관대로 고쳐서 설명하거나 사회자의 발언 비중이 커져서는 안 된다.
(3) 어떤 내용의 발언을 하더라도 무안을 주지 않게 기술적으로 재치 있게 처리하고, 화를 내거나 강제로 중단시켜서는 안된다.
3. 발언자의 예절
(1) 손을 들어 정식으로 발언권을 얻은 다음에 발표한다.
(2) 발언할 기회를 독점해서는 안 된다.
(3) 또한 너무 긴 시간 발언하거나 자주 발언하지 않는다.
(4) 남의 의견을 존중해야 하며 남의 발언 중에 발언하지 않는다.
(5) 자기와 다른 생각이나 행동에 대해 너그럽게 이해하고 개인의 비밀 사항은 간섭하지 않아야 한다.
(6) 남의 의견을 부정해서 자기의 의견을 정당화하려는 태도보다 더 높고 더 좋은 의견을 제시하려는 태도를 가져야 한다.
(7) 의견은 요령 있게 그리고 예의에 어긋나지 않게 발표한다.
(8) 의견을 발표할 때는 먼저 결론을 말하고, 다음에 그 이유를 조목별로 말하는 것이 효과적이다.
(9) 발언자는 참석한 회원 전체에 대해서 발언하는 것이나, 항상 의장을 향해서 발언해야 한다.
(10) 남의 발언 내용에 유의하면서 요점을 잘 파악하며 들어야 한다.
(11) 메모를 하면서 남의 이야기를 들으면 그 내용 파악이 쉽고, 본인이 발언할 때 실수 없이 말할 수 있다.
(12) 회원은 회의에서 심의될 의제에 대하여 미리 연구하는 것이 좋다.
(13) 회원은 자기 의견에 신념을 가지고 발언해야 하나, 반대 입장도 충분히 이해하는 아량이 있어야 한다.
(14) 발언도중 이의가 나오면 의장의 사회에 따른다.

4. 회의 참여자가 지켜야 할 일
(1) 회의에서는 사담을 피하고 시종 진지한 태도로 참여해야 한다.
(2) 신호, 암호 또는 은어로 이야기하지 말고 전체를 향해서 묻고 발표하고 대답해야 한다.
(3) 서로 경어를 쓰며 남에게 실례가 되는 말이나 행동을 삼간다.
(4) 또한 남의 사생활에 관하여 말하지 않는다.
(5) 회의 중에는 출입을 삼간다.

회의용어
•회의(會議) : 의장이 개회를 선언하고 난 후 , 여러 가지 의안을 처리한 다음 의장이 폐회를 선언하여 마칠 때까지의 모든 과정
•개회(開會) : 회의를 시작하는 것
•개의(開議) : 의장이 개회를 선언한 후 회기 중의 어떤 날에 회의를 시작하는 것
•회기(會期) : 회의의 개회로부터 폐회까지의 기간을 말함  회기는 대체로 한 회의가 시작되어 끝날 때까지를 말함
•폐회(閉會) : 회기의 맨 마지막에 회의를 끝마치는 것
•정회(停會) : 회의도중 식사나 피로하여 휴식한 경우, 심한 의견 대립, 장내의 소란 등으로 회의를 일시 정지한 상태
•유회(流會) : 회의가 의사 정족수의 미달의 사유로 개의되지 못한 상태
•동의(動議) : 어떤 의안을 일정한 형식을 갖추어 제안하는 것

       ※ 동의(同意) : 제안된 의안에 대한 찬성을 표현하는 것
• 수정 동의  : 동의에 원칙적으로 찬성하면서도, 수정이 필요한때 내용의 일부를 고치고자 하는 내용의 제안을 말함
•재청(再請) : 동의 제안자 이외의 다른 찬성자의 찬성. 대개 동의는 재청을 받으면 의안으로 성립된다.
•개의(改議) : 다른 사람의 동의를 전반적으로 수정하여 제의하는 것
•재개의(再改議) : 개의 사항에 대한 전반적으로 수정제의를 하는 것

회의록 작성요령
회의록은 모든 회의에 절대적으로 필요하다. 회의록은 그 회의에서 처리된 사항들에 대한 정식 증거가 되는 것으로 총무가 기록하는데 다음 사항을 기록해야 한다.
1. 회의의 정식 명칭
2. 회의가 열린 년, 월, 일, 장소 와 개회 및 폐회시간
3. 참석현황
4. 제안된 의제 내용과 토론된 요점 및 제안자, 발언자들의 성명 및 표결 결과
5. 참석자의 요청에 의해 회의록에 기입하도록 가결된 사항
※ 기록상 유의점
◎ 회의록에는 필요하고 중요한 내용은 모조리 적어야 하지만 간단하고 정확하게 써야 한다.
◎ 회의록에는 반드시 끝에 의장과 서기의 서명날인을 해야 한다.